Wie erhalten meine Mitarbeiter Zugang zu IK-up!?

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben eine neue Mitarbeiter-App erworben und möchten nun, dass all Ihre Mitarbeiter schnell und einfach Teil Ihrer digitalen Community werden? Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben.

Wie erhalten meine Mitarbeiter Zugang zu IK-up!?

In vielen Unternehmen ist die Personalstruktur sehr unterschiedlich - ein Teil der Mitarbeiter hat eine geschäftliche E-Mail Adresse, ein anderer Teil besitzt nur private E-Mail Adressen, die Ihnen aber nicht bekannt sind und dann gibt es noch die Mitarbeiter, die Ihre private E-Mail Adresse nicht teilen möchten oder auch keine besitzen. Wir bieten Ihnen für jeden Fall eine Möglichkeit, um die Hürde des Zugangs zur neuen Mitarbeiter-App so gering wie möglich zu halten und so bestmöglich alle Mitarbeiter zu integrieren.

Ihnen liegen alle oder teilweise E-Mail Adressen von Mitarbeitern vor?

Einladungen aus dem System verschicken

Gehen Sie im Admin-Dashboard auf den Bereich Zugangsverwaltung und klicken Sie auf Benutzerberechtigungen. Nun können Sie eine Excel-Vorlage downloaden oder die Mitarbeiter händisch anlegen. Hierfür klicken Sie einfach auf Hinzufügen und füllen die Felder entsprechend der Vorgaben aus, wählen Sie eine Berechtigungsstufe (Höchste Rolle) und klicken Sie anschließend auf Speichern & Schließen bzw. Speichern & weiteren Benutzer anlegen. Sollten Sie mehrere Bereiche bzw. Standorte angelegt haben, können Sie mit dem Button Speichern & Berechtigungen für die anderen Bereiche zuordnen klicken, um den Benutzer auch für andere Bereiche bzw. Standorte freizuschalten.

Sobald Sie die Mitarbeiter angelegt oder über die Excel-Vorlage importiert haben, klicken Sie auf Alle neu angelegten Benutzer einladen. Es bekommen nun alle neu angelegten Benutzer eine persönliche E-Mail, mit der Erläuterung des weiteren Prozesses.

Die Einladungs-Mail können wir für Sie individuell anpassen. Sollten Sie sich daher für diesen Weg entscheiden, kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner und stimmen Sie den Text gemeinsam ab.

Sie haben keine E-Mail Adressen Ihrer Mitarbeiter? Kein Problem.

Hinterlegung der Mitarbeiter-Informationen unter Registrierung

Gehen Sie im Dashboard auf den Punkt Zugangsverwaltung und klicken Sie auf Registrierungen. Klicken Sie oben rechts auf den Button Hinzufügen und füllen Sie die entsprechenden Felder aus. Hierbei können Sie frei entscheiden, welche Informationen Sie als Kriterium hinterlegen. Da diese Informationen den Mitarbeiter bei der Registrierung automatisch für Ihren geschlossen Bereich freischaltet, empfehlen wir mindestens Vor- & Nachname, um ganz sicher zu sein noch die Personalnummer. Bitte beachten Sie aber, dass die Informationen bei der Registrierung durch den Mitarbeiter exakt übereinstimmen müssen, ansonsten kommt eine Fehlermeldung.

Sind die Daten der Mitarbeiter unter Registrierung hinterlegt, können diese sich jederzeit über Ihre IK-up! Domain oder die mobile App mit den Informationen sowie einer privaten E-Mail Adresse anmelden.

Benutzernamen und Passwort vergeben

Sie möchten den Zugang ohne E-Mail Adresse, sei es geschäftlich oder privat, ermöglichen? Dann nutzen Sie folgende Möglichkeit:

Gehen Sie im Dashboard in den Bereich Zugangsverwaltung und klicken Sie auf Benutzerberechtigungen. Ähnlich wie bereits oben beschrieben, können Sie eine Excel-Liste importieren oder Mitarbeiter einzlen anlegen. Um einen Mitarbeiter mit einem Benutzername anzulegen, füllen Sie die vorgegebenen Felder aus. Lasse Sie dabei das Feld „E-Mail Adresse“ leer.

Übermitteln Sie dem entsprechenden Mitarbeiter die Anmeldeinformationen, mit welchen er sich direkt in der Mitarbeiter-App anmelden kann. Im Anschluss kann sich der Mitarbeiter ein eigenes Passwort setzen und sollte seine E-Mail nachtragen um auch vollen technischen Support erhalten zu können (z.B. Passwort vergessen).

Zugangslinks & Zugangsanfragen

Unter dem Punkt Zugangsverwaltung sind Ihnen sicherlich noch die Punkte Zugangslinks und Zugangsanfragen aufgefallen. Diese beiden Möglichkeiten werden eher selten gebraucht, trotzdem möchten wir Sie Ihnen kurz vorstellen:

Zugangslinks versenden

Durch das Generieren und Verschicken eines Zugangslinks, muss sich ein Mitarbeiter zwar trotzdem noch in Ihrer Mitarbeiter-App registrieren, erhält aber direkten Zugang auch wenn die Mitarbeiter-Daten nicht vorher unter Registrierung hinterlegt wurde.

Wichtig: Jeder Link kann nur einmal benutzt werden und die Anmeldung funktioniert hier ausschließlich bei vorherigem Klicken auf den versendeten Link.

Zugangsanfragen zulassen

Die vorherigen Möglichkeiten setzen alle voraus, dass Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter im System hinterlegen. Möchten Sie aber, dass jeder selbst ohne Vorgaben sich registrieren kann, können wir Ihnen die offene Registrierung aktivieren. Hierbei kann sich der Mitarbeiter mit seinen eigens gewählten Informationen anmelden. Da es sich aber weiterhin um einen geschlossen Bereich handelt, muss der Mitarbeiter nach erfolgreicher Registrierung Zugang beantragen. Die Zugangsanfragen werden Ihnen als Admin anschließend im Admin-Dashboard angezeigt und können durch Sie angenommen oder abgelehnt werden. Erst wenn die Anfrage durch einen Newsroom-Manager oder Netzwerkmanager angenommen wurde, erhält der Mitarbeiter Zugriff auf den geschlossen Bereich Ihrer Mitarbeiter-App.

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