Wie erstelle ich Termine?

Mit dem Termine-Feature können Sie Termine und Veranstaltungen auf einer eigenen Kalenderseite in Ihrer Mitarbeiter-App listen. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Wie erstelle ich Termine?

Wie aktiviere ich das Termin-Feature?

Bevor Sie Termine in Ihre Mitarbeiter-App einstellen können, muss das Feature im Admin-Dashboard aktiviert werden. Klicken Sie dazu auf den Reiter „Einstellung“ und auf „Kalender“. Unter „Allgemein“ finden Sie dann die Option, mit der Sie das Feature aktivieren und deaktivieren können. Das sieht folgendermaßen aus:

Haben Sie das erledigt, ist die Grundfunktion aktiv und im Autoren-Dashboard erscheint nun ein neuer Button, über den Sie neue Termine anlegen können.

Wie erstelle ich neue Termine?

Wie der Screenshot schon zeigt: Termine werden analog zu Artikeln in der Mitarbeiter-App über das Autoren-Dashboard erstellt und veröffentlicht. Klicken Sie hier einfach auf „Neuer Termin“, dann öffnet sich die Eingabemaske, über die Sie einen neuen Termin anlegen können.

Auch der Termin-Editor, der sich dann öffnet, ähnelt der Nutzeroberfläche, die Sie schon für das Anlegen von Artikeln kennen: Um einen neuen Termin zu veröffentlichen, wird ebenfalls ein Titelbild benötigt. Um Ihnen die Bearbeitungszeit hier so kurz wie möglich zu gestalten, ist als Titelbild schon standardmäßig ein Schmuckbild hinterlegt: So sparen Sie sich die Suche nach geeignetem Bildmaterial. Das Standard-Bild Sie (wie auch alle anderen Logos und Grafiken Ihres Newsrooms) im Admin-Dashboard unter „Logos“ ändern können.

Eine Abweichung zum Erstellen von Artikeln ist: Das Feld für die fakultative „Spitzmarke“ heißt im Termin-Editor „Kategorie“.

Für Geburtstage wird hier automatisch die „Geburtstage“ ausgewählt. Bei von Ihnen selbst erstellten Terminen können Sie die Kategorie nun selbst auswählen – oder natürlich auch einfach leer lassen. Titel- und Textfeld des Termin-Editors können Sie ebenfalls so verwenden, wie Sie es aus dem Artikel-Editor gewohnt sind.

Neu: Die Konfigurationsmöglichkeiten im Termin-Editor

Teilnahme möglich

Ist das Häkchen gesetzt, erlaubt der Termin-Erstellende, dass die Mitarbeiter interagieren können: Sie können entweder zu- oder absagen. Eine Liste aller Teilnehmenden steht im Admin-Dashboard unter „Content“ -> „Termine“ in den jeweiligen Event-Details zur Ansicht & zum Download zur Verfügung.

Teilnehmerliste öffentlich

Möchten Sie allen Mitarbeitenden die Möglichkeit eröffnen, Zu- und Absagen der Kollegen einzusehen, dann können Sie den jeweiligen Status direkt im Termin anzeigen lassen. Das sieht dann so aus:

User können Inhalte hinzufügen

Manche Termine dienen nur der reinen Information und bedürfen keiner Interaktion. In diesem Fall deaktivieren Sie einfach die Funktion „User können Inhalte hinzufügen“. Dann verbleibt der Termin als statisches Info-Element ohne die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen oder Bilder hinzuzufügen.

Erinnerung am Termin-Datum verschicken

Unser Software-System prüft täglich, ob ein Termin bzw. Geburtstag stattfindet. Sollte dem so sein, wird eine Benachrichtigung versendet. Wann und in welcher Form Benachrichtigungen verschickt werden, können Sie im Admin-Dashboard unter „Einstellungen“ -> „Kalender“ mit Klick auf den Reiter „Benachrichtigungen“ einstellen. Wie genau das funktioniert, erklären wir Ihnen Schritt für Schritt in dem Artikel „Wie kann ich Benachrichtigungen für Termine & Geburtstage einstellen?

Benachrichtigung direkt bei Veröffentlichung versenden

Wenn Sie einen neuen Termin veröffentlichen, können Sie alle Mitarbeitenden direkt via Push-Benachrichtigung darüber informieren. Das direkte Versenden der Benachrichtigung erfolgt analog zu dem Vorgehen, das Sie von dem Artikel-Veröffentlichen kennen: Setzen Sie einfach das Häkchen an der entsprechenden Stelle der Eingabemaske.

Zu guter Letzt können Sie noch Start- & Enddatum festlegen und bei Bedarf einen Serientermin aus der Veranstaltung machen. Jetzt nur noch speichern, veröffentlichen und schon wird der Termin im Eventkalender angezeigt.

Konfiguration des Kalenders

Im Admin-Dashboard unter „Einstellungen“ -> „Kalender“ können Sie unter dem Reiter „Kalender“ die Einstellungen für Termine anpassen. Neben der Anzeigedauer der Termine im Kalender, gibt es nun auch die Möglichkeit, die Rollen & Rechte im Rahmen der Termin-Erstellung eigenständig zu definieren:

Wer darf einen Termin erstellen? Muss ein Termin freigegeben werden?
Und falls ja, wer darf den Termin freigeben?

Wie können die Mitarbeiter auf den Kalender zugreifen?

Der Kalender ist eine voreingestellte Standard-Seite Ihrer Mitarbeiter-App und ist über die ergänzende URL-Endung /events aufrufbar.


Unser Tipp:
Ein aktueller Terminkalender ist ein wichtiges Element Ihrer Mitarbeiter-App. Hinterlegen Sie die URL, die direkt zum Kalender führt, daher am besten als Menü-Eintrag. Ergänzend können Sie auch auf der Startseite (News-Seite) Ihrer Mitarbeiter-App mit einem Premium- bzw. Superbanner auf den Kalender hinweisen.

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