Wie lege ich ein Archiv an?

Umso länger Sie Ihre IK-up!-Software benutzen, desto mehr Informationen und Beiträge sammeln sich an. Manche davon sind temporär wichtig, andere aber über einen längeren Zeitraum. Also: Wie damit verfahren? Wir zeigen es Ihnen!

Wie lege ich ein Archiv an?

Damit die Startseite nicht von Artikeln überflutet ist, aber auch wertvolle Informationen nicht verloren gehen, empfehlen wir Ihnen, ein Archiv anzulegen. Dabei haben Sie die Möglichkeit in Ihrer App ein Archiv für das ganze Unternehmen anzulegen, als auch eins nur für die Verantwortlichen im Admin-Dashboard.

Beiträge auf inaktiv setzen

Es empfiehlt sich, regelmäßig die Startseite Ihrer Mitarbeiter-App aufzuräumen.

Möchten Sie einen Beitrag, der schon längere Zeit auf Ihrer Startseite veröffentlicht ist, weiterhin den Kollegen zur Verfügung stellen, dann setzen Sie diesen Artikel auf „inaktiv“. Dafür müssen Sie im Admin Dashboard unter Content —> Artikel die jeweiligen Artikel-Details aufrufen.

Direkt unter der URL Ihres Artikels finden Sie die Funktion „Aktiv (in Listen)“, welche aktivieren bzw. deaktivieren können. Setzen Sie den Artikel auf inaktiv, ist dieser nicht mehr auf der Startseite gelistet, aber nach wie vor über die Suchleiste oder als Menü-Eintrag auffindbar: Der Artikel ist also zwar aus den Augen, aber nicht aus dem Sinn – sondern nur im Archiv 📦

Wie kann ich ein Archiv für meine Mitarbeiter aufbauen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, über Ihre IK-up!-App ein unternehmensinternes Archiv aufzubauen.

  • Sollen die Beiträge rein über die Suche per Schlagwörter gefunden werden, reicht das oben beschriebene inaktiv-Setzen der jeweiligen Artikel.

  • Das Anlegen von Rubriken eignet sich, um Themen zu bündeln und zu einem späteren Zeitpunkt über die Suche alle Beiträge zu finden.

  • Über einen Menü-Eintrag können Sie über einen längeren Zeitraum einen Fokus auf den Beitrag legen oder einem übergeordnetem Thema zuordnen.

  • Manchmal ist es auch ratsam, einen Artikel als Archiv-Sammelstelle anzulegen und dort alle Artikel als Querverweise zu integrieren.

Archiv im Admin Dashboard erstellen

Haben Sie Themen, die nur temporär wichtig waren, aber nicht länger in Ihrer Mitarbeiter-App sichtbar seien sollen? Dann können Sie diese im Admin Dashboard archivieren und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen, wie ein Thema kommuniziert wurde.

Ein Beitrag kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder entarchiviert werden und somit in Ihrer Mitarbeiter-App zur Verfügung gestellt werden.

⚠️ Wichtiger Hinweis:

Unsere Entwickler können zwar so einiges möglich machen, aber leider keine gelöschten Materialien wieder aus dem Hut zaubern. Bitte beachten Sie, dass es auch für uns schwierig ist, gelöschte Beiträge wiederherzustellen. Daher archivieren Sie Beiträge am besten im ersten Schritt, anstatt sie zu löschen.

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