Wie erstelle ich ein Formular?

Mit der Erweiterung des Content-Bereichs können Sie jetzt auch spezifische Informationen von Ihren Mitarbeitern einholen: Vertraulich, sicher und datenschutzkonform – mit der neuen Formular-Funktion!

Wie erstelle ich ein Formular?

Gerade Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ohne ortsfesten Büro-Arbeitsplatz stehen häufig vor dem Problem:

Wie kann ich schnell, einfach und sicher Informationen an mein Unternehmen bzw. meinen Arbeitgeber schicken?

Hier ein paar Beispiele aus dem Arbeitsalltag:

  • Schadensmeldung an die Facility Managerin senden

  • Gewinnspielteilnahme bei der Marketing-Abteilung einreichen

  • Urlaubsantrag zur Freigabe durch den Vorgesetzten einsenden

  • Krankmeldung an die Personalabteilung schicken

    … und viele mehr!

Mit der Formular-Funktion können Sie diesen und ähnlichen Anliegen ganz einfach nachkommen und die jeweiligen Formulare in Ihre Mitarbeiter-App integrieren!

Wer darf ein Formular erstellen?

Rollen und Berechtigungen zur Erstellung eines Formulars können Sie im Admin-Dashboard verwalten.

Folgen Sie dafür diesem Pfad: Einstellungen –> Newsroom –> Formular

Wie konfiguriere ich ein Formular?

Sobald die Formular-Funktion in Ihrer Mitarbeiter-App aktiviert ist, finden Sie unter dem Reiter Content im Admin-Dashboard den Eintrag „Formulare“.

Mit Klick auf diesen Eintrag erscheint sowohl eine Übersicht Ihrer bereits erstellten Formulare als auch die Möglichkeit, ein neues Formular zu erstellen. Um ein neues Formular zu erstellen, klicken Sie einfach rechts oben auf den Button „+Hinzufügen“. Anschließend öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie spezifische Einstellungen für das neue Formular festlegen können.

Was gibt es bei der Formular-Konfiguration zu beachten?

1. Empfangsart eingesendeter Formulare festlegen

Sie verfügen über zwei Möglichkeiten, Formular-Einsendungen einzusehen bzw. zu empfangen:

  • Empfang per E-Mail

    und / oder

  • Auflistung im Admin-Dashboard

Sie können nur eine der beiden Möglichkeiten wählen, oder auch beide Möglichkeiten aktivieren. Den Empfang per E-Mail aktivieren Sie, indem Sie im dafür vorgesehenen Feld eine (oder mehrere) E-Mail-Adresse(n) eintragen. Für die Auflistung der Einsendungen in Ihrem Dashboard aktivieren Sie „Einsendungen im Admin-Dashboard anzeigen“.

Wichtig:
Bitte beachten Sie, dass die Ansicht im Admin-Dashboard nicht nachträglich geändert werden kann!
Dadurch wird gewährleistet, dass vertrauliche Informationen zu jeder Zeit auch diskret und vertraulich behandelt werden und die Einsicht zu einem späteren Zeitpunkt nicht einfach geändert werden kann.

2. Anhänge hinzufügen lassen

Über die Funktion ist es nicht nur möglich, reine Text-Informationen von den Mitarbeitenden abzufragen, sondern die Einsendungen auch durch Anhänge zu ergänzen. Wenn Sie Anhänge in Ihren Formularen zulassen möchten, aktivieren Sie in den Einstellungen das Feld Anhänge – und schon ist eine Upload-Funktion automatisch dem Formular beigefügt.

3. AutoFill-Funktion für Absenderinformationen einstellen

Um das Befüllen des Formulars durch Ihre Mitarbeiter zu erleichtern, können Sie automatisch generierte Informationen aus den Mitarbeiterprofilen in der Einsendung hinterlegen, z. B. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Damit alle Einsendungen im einheitlichen Format übermittelt werden, ist diese Einstellung ebenfalls nicht nachträglich veränderbar.

Sie haben die Einstellungen des Formulars nun konfiguriert, können diese abspeichern und gelangen dann in die Detail-Ansicht. Nun können Sie damit beginnen, das Formular inhaltlich zu erstellen – los geht’s!

Wie erstelle und befülle ich ein Formular?

In der Detail-Ansicht haben Sie den Reiter Formular, unter welchem die erste Version automatisch angelegt wird. Um für diese Version die Informationen und Felder anzulegen, klicken Sie auf das Editier-Symbol am Anfang der Zeile.

In dem Pop-up-Fenster, dass sich jetzt geöffnet hat, können Sie im oberen Bereich die Informationen festlegen, welche mit dem Formular an die Mitarbeiter ausgespielt werden sollen. Über das „+“-Symbol können weitere Felder zum Ausfüllen hinzugefügt werden.

Felder hinzufügen

Must Do:
Um ein neues Feld anzulegen, müssen Sie einen Feldtyp auswählen und einen Titel für das neue Feld vergeben. Wenn Sie als Feldtyp Dropdown auswählen, ist es wichtig, dass Sie auch verschiedene Auswahlmöglichkeiten anlegen.

Can Do:
Alle weiteren Funktionen, die Ihnen im Einstellungsbereich für ein neues Feld zur Verfügung stehen, sind optional – also können, aber müssen nicht von Ihnen verwendet werden.

Formular nachträglich bearbeiten / Formular kopieren

Damit Sie nachvollziehen können, welche Version von dem Mitarbeiter ausgefüllt wurde, können Sie nach dem Aktivieren eines Formulars dieses nicht mehr ändern. Hat sich aber nun der Fehlerteufel eingeschlichen oder Sie möchten was ändern / ergänzen, können Sie schnell und einfach das bisherige Formular kopieren und bearbeiten! Klicken Sie dafür einfach auf das Duplizieren-Icon neben dem Auge.

Falls Sie das Formular noch einmal komplett neu aufsetzen möchten, steht Ihnen über der Liste das „+“-Symbol zur Verfügung.

Wie bette ich das Formular in meine Mitarbeiter-App ein?

Haben Sie jetzt Ihr Formular fertiggestellt, können Sie in Ihre Mitarbeiter-App einbetten. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten, die wir Ihnen hier skizzieren.

Formular in einen Artikel einbetten

Kopieren Sie sich die Formular-URL im Admin-Dashboard und klicken Sie im Editor Ihres Artikels auf das Polaroid-Icon. Wählen Sie die Option Formular hinzufügen und geben Sie die URL ein. Bestätigen Sie die Eingabe, indem Sie Hinzufügen drücken. drücken Sie hinzufügen und anschließend noch das „+“, um es an der gewünschten Stelle zu platzieren.

Das Formular wird dann wie folgt in Ihrem Beitrag angezeigt:

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Wenn Sie es in einem Artikel nicht so prominent platzieren wollen, können Sie es auch über den Call-to-Action-Button (kurz: CTA) einfügen. Klicken Sie hierfür in der Steuerungsleiste auf den Zeigefinger, geben Sie die Formular-URL ein und benennen Sie den Button. Das kann dann beispielsweise so aussehen:

Gewinnen Sie Ihre eigene APP!

(CTA-Button mit hinterlegter Formular-URL)

Weitere Möglichkeiten

Da Sie in Ihrem Admin-Dashboard den URL zu Ihrem Formular beliebig oft kopieren können, können Sie das Formular auch als Premium-Banner oder Super-Banner auf der Startseite Ihrer Mitarbeiter-App platzieren oder als Menü-Eintrag.

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