Wie funktioniert der Geburtstagskalender?

Mit dem Geburtstagskalender können Geburtstage in den Mitarbeiterprofilen und auf der Kalenderseite angezeigt werden. Auch Benachrichtigungen an Geburtstagen sind möglich. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Wie funktioniert der Geburtstagskalender?

Mit dem IK-up-Geburtstagskalender keinen Geburtstag mehr vergessen!

Wenn Sie das Feature Geburtstagskalender bei Ihnen im Unternehmen aktivieren, können die Geburtstage der User in deren Profil und der Kalenderansicht angezeigt werden.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie den Geburtstagskalender einrichten.

Geburtstagskalender konfigurieren

Geburtstagskalender aktivieren

Loggen Sie sich im Admin-Dashboard ein und gehen Sie im Bereich Einstellungen auf Kalender (falls Sie den Bereich Kalender nicht sehen, sprechen Sie bitte die Kundenbetreuung an. Das Feature muss dann noch aktiviert werden).

902dc6cd-bae9-4e31-bd36-c0e8368d0e76

Um den Geburtstagkalender bei Ihnen zu aktivieren, setzen Sie den Haken bei „Geburtstagskalender aktivieren (Anzeige im Kalender und in den Mitarbeiterprofilen)“ und stellen ein, wie viele Tage in der Vergangenheit und wie viele Tage in der Zukunft im Kalender angezeigt werden sollen. Die Geburtstage der User werden dann sowohl im Kalender als auch in den Userprofilen angezeigt.

Konfigurationen für den User einstellen

Hier stellen Sie ein, welche Einstellungen der User später in seinem Profil selbst vornehmen kann. Wir empfehlen gerade bei dem Thema Geburtstag aus Datenschutzgründen alle drei Haken zu setzen, so dass der Mitarbeiter jederzeit selbst entscheiden kann ob und wie sein Geburtstag angezeigt werden soll.

  1. User kann Alter an- und ausstellen: Wenn aktiv, kann der User in seinem Profil einstellen, ob nur Geburtstag ohne das Geburtsjahr/Alter angezeigt werden soll oder mit dem Geburtsjahr/Alter.

  2. User kann Anzeige in Eventkalender und Profil an- und ausstellen: Wenn aktiv, kann der User in seinem Profil einstellen, ob sein Geburtstag für die anderen User öffentlich sein soll oder nicht.

  3. User kann seinen Geburtstag selbst eintragen: Wenn aktiv, kann der User in seinem Profil seinen Geburtstag selbst eintragen.

Aktivieren Sie die Punkte nicht, können nur die Admins über das Admin-Dashboard die Einstellungen vornehmen bzw. die Geburtstage eintragen.

Geburtstage importieren

Wenn Sie die User nicht selbst die eigenen Geburtstage eintragen lassen wollen, können Sie als Admin die Daten auch selbst über das Admin-Dashboard einpflegen. Entweder bei jedem User einzeln über das Userprofil oder über einen Excel-Import. Den Excelimport machen Sie in dem Bereich Content / Geburtstagskalender. Hier können Sie sich auch eine Vorlage runterladen. Exportieren Sie hierfür die aktuelle User Liste und befüllen Sie die Spalten Geburtstag (TT.MM.JJJJ), Zustimmung (Wahr oder Falsch) und Anzeige Alter (Wahr oder Falsch). Bei Zustimmung „Wahr“, wird der Geburtstag für alle User öffentlich angezeigt.

Gratulieren

Gibt es ein Geburtstagskind im Unternehmen, besteht die Möglichkeit dem Kollegen via IK-up zu gratulieren.

Am Tag des Geburtstags wird im Eventkalender neben dem Profilbild ein „Gratulieren-Button“ angezeigt. Wird dieser gedrückt, erhält das Geburtstagskind eine Benachrichtigung über die Glocke mit der Anzeige, wer ihm gratuliert.

Logo